AI Agents

Van volle inbox naar een duidelijke volgende stap.

Een inbox-agent leest je binnenkomende mail, bepaalt soort en prioriteit, haalt erbij wat je al van de klant weet en zet een antwoord of een actie klaar. Jij keurt goed. Er gaat niets de deur uit zonder dat jij het hebt gezien.

Gesorteerd op prioriteitAntwoord en actie voorbereidJij keurt goed
Start de Deep Scan → Plan een gesprek

Beantwoord vijf vragen en zie welke onderdelen bij je bedrijf passen.

Wat er met een mail gebeurt

Vier stappen, en de laatste is van jou.

01

Lezen

Hij leest elke nieuwe mail zodra die binnenkomt. Ook de bijlage, als die erbij zit.

Wat je ziet
J. de VriesKunnen jullie een offerte maken voor een nieuwe dakgoot?
02

Labelen

Aanvraag, factuur, vraag van een klant of reclame. Jij bepaalt welke labels er zijn.

Wat je ziet
AanvraagGeen spoed
03

Voorbereiden

Een samenvatting in twee regels en een antwoord in jouw toon, als concept.

Wat je ziet
ConceptDag Jan, dank voor je bericht. Ik kan donderdag langskomen om te meten.
04

Jij keurt goed

Je leest het, past aan wat je wilt en verstuurt. Of je gooit het weg.

Wat je ziet
VersturenAanpassenWeggooien
Drie niveaus

Sorteren, voorbereiden of uitvoeren binnen jouw regels.

  1. 01

    Sorteren

    Label, prioriteit en de juiste collega. Hij herkent een deadline, zet een vaste klant bovenaan en signaleert wat te lang ligt. Hij verstuurt en wijzigt niets.

  2. 02

    Voorbereiden

    Een samenvatting, een concept in jouw toon en een taak. Hij haalt erbij wat je al van de klant weet. Jij keurt goed.

  3. 03

    Uitvoeren binnen regels

    Alleen voor duidelijke gevallen: een ontvangstbevestiging, je openingstijden, een standaarddocument. Jij zet het zelf aan.

Waar hij werkt

Zes soorten mail, zes routes.

01 / 06

Nieuwe leads

Gegevens herkennen, samenvatten wat voor bedrijf het is, in je CRM zetten, prioriteit bepalen, toewijzen en een opvolging voorbereiden.

Overdracht aan een mens

Hij weet wanneer hij moet overdragen.

Dit bereidt hij voor
  • Een vraag naar je openingstijden
  • Een vraag naar de status
  • Een ontvangstbevestiging
  • Een standaarddocument opsturen
  • Een voorstel voor een afspraak
  • Een vraag die je vaak krijgt
Dit gaat direct naar jou
  • Hij is niet zeker van zijn zaak
  • Een boze klant of een klacht
  • Een juridische vraag
  • Een bedrag dat afwijkt
  • Privacygevoelige gegevens
  • Een vraag die hij niet kent
  • Een korting buiten de afspraak
Zo ziet een overdracht eruit

Geen concept, wel alles wat je nodig hebt.

  • Mail gelezenDe klant schrijft over een levering in november en noemt een afwijking van het contract.
  • Klant herkendBestaande klant, er staat een offerte open, de deadline is vrijdag.
  • Risico gezienEen afwijking van het contract is geen vraag voor een standaardantwoord.
  • Samenvatting gemaaktDrie regels: wat hij wil, wat er al ligt, wat het risico is.
  • Doorgezet naar de accountmanagerMet het advies: bel de klant vandaag. Er wordt niets automatisch verstuurd.
Kennis en grenzen

Uit jouw kennis, niet uit aannames.

01De bronnen

Je veelgestelde vragen, productinformatie, prijsregels, voorwaarden, eerdere mails, de status in je CRM en je documenten.

02Welke bron voorrang heeft

Dat leggen we vast. Je voorwaarden gaan bijvoorbeeld boven een oude mail.

03Bij tegenstrijdige informatie

Hij kiest niet zelf. Hij legt beide naast elkaar en zet het door naar jou.

04Hij verzint geen afspraken

Staat een prijs of een datum niet in je gegevens, dan laat hij die plek leeg en zegt hij dat erbij.

05Hij verstuurt niets zelf

Elk antwoord blijft een concept tot jij op versturen klikt.

06Hij gooit niets weg

Reclame krijgt een label. Verwijderen doe jij.

Koppelingen

Hij werkt in de systemen die je al gebruikt.

Inbox-agent
  • Gmail en Google Workspace
  • Agenda
  • CRM
  • Offertetool
  • Boekhouding
  • Documentopslag
  • Teamchat
  • Helpdesk

Je team hoeft geen nieuw programma te openen. Gebruik je andere mail of andere systemen, dan zoeken we vooraf uit of het kan.

Veiligheid en controle

Wat vaststaat, wat je ook aanzet.

  • Jij keurt goed
  • Logboek van elke actie
  • Toegang alleen tot wat nodig is
  • Niet meer gegevens dan nodig
  • Bewaartermijn vastgelegd
  • Geen verzending bij twijfel
  • Regels voor doorzetten
  • Bijlagen veilig verwerkt
  • Bewaartermijn vastgelegd
  • Geen verzending bij twijfel
  • Regels voor doorzetten
  • Bijlagen veilig verwerkt
  • Jij keurt goed
  • Logboek van elke actie
  • Toegang alleen tot wat nodig is
  • Niet meer gegevens dan nodig
Rustig opbouwen

Eerst sorteren, dan pas antwoorden.

  1. Meelezen

    We kijken met jou welke soorten mail er binnenkomen. Jij kiest de voorbeelden.

    01

  2. Afspreken

    Welke labels, wat spoed is en waar hij vanaf blijft.

    02

  3. Proefdraaien

    Hij sorteert alleen. Jij kijkt een week of de labels kloppen.

    03

  4. Concepten erbij

    Pas als het sorteren goed gaat, zet hij ook antwoorden klaar.

    04

  5. Bijstellen

    Zet jij een label goed, dan nemen we dat mee in de regels.

    05
Je mail en je privacy

Veelgestelde vragen.

Lezen jullie mijn mail?

Bij het inrichten kijken we mee naar de voorbeelden die jij kiest. Daarna draait hij zonder dat wij erin kijken, tenzij jij erom vraagt.

Waar gaat mijn mail naartoe?

De tekst wordt gelezen door een AI-model. We kiezen een aanbieder die je mail niet gebruikt om van te leren, en we leggen vast waar het wordt verwerkt.

Met welke mail werkt het?

Met Gmail en Google Workspace. Gebruik je iets anders, dan kijken we vooraf na of het kan.

Wat als hij een mail verkeerd labelt?

Dan zet je hem goed. Die correctie nemen we mee, zodat hij het de volgende keer anders doet.

Wanneer draagt hij het aan mij over?

Bij een klacht, een juridische of financiële vraag, een afwijking of als hij twijfelt. Je krijgt dan de samenvatting, zonder concept.

Kan hij ook zelf antwoorden?

Nee. Elk antwoord blijft een concept tot jij op versturen klikt. Wil je dat een ontvangstbevestiging wél automatisch gaat, dan bouwen we dat apart en zet jij het zelf aan.

Wat hebben jullie van mij nodig?

Toegang tot je mailbox, om te beginnen alleen om te lezen. Een paar antwoorden die je zelf hebt gestuurd. En wat hij nooit mag doen.

Verder kijken

Aanvullende diensten.

Voice agents →Alles over AI Agents →
→Aan de slag

Hoeveel tijd zit jij per dag in je mail? Bespreek je inbox met ons.

Start de Deep Scan → Bespreek je mailbox

Liever direct overleggen? Bel 06 12 08 49 38, reactie binnen een uur.

Start de Deep Scan