A.C.E — nu beschikbaar

Minder terugkerend werk. Jij houdt de controle.

A.C.E haalt het terugkerende werk uit je mailbox, CRM en planning: aanvragen, e-mails, afspraken en klantvragen. Wat gevoelig is, keurt een mens eerst goed. We beginnen met één proces.

Ontdek jouw eerste AI-workflow Bekijk een demo
Werk dat een agent van je overneemt
  • Offerteaanvraag
  • Werkbon naar factuur
  • Bonnetjes
A.C.E is bezigtaken van vanochtend
  • Offerteaanvraag gelezen
  • Prijzen opgezocht in je eigen bestand
  • Offerte opgesteld in jouw sjabloon
  • Klant aangemaakt in je CRM
  • Klaar om te versturen
Jij blijft de laatste stap 100% Niets gaat de deur uit zonder jouw akkoord

Jouw werk.
Alleen sneller klaar.

Nuttig bij
  • Mailbox
  • Offertes
  • CRM
  • Facturen
  • Planning
  • Dossiers
Het verschil

Geen systeem, geen overzicht. Het werk zit in hoofden en mailboxen.

Bij de meeste bedrijven is dat de stand. Niemand heeft het zo bedacht, het is zo gegroeid: wie weet hoe het zit, is degene die er het langst werkt.

  • 24/7 A.C.E staat altijd aan. Wat er 's avonds binnenkomt, ligt 's ochtends klaar.
  • Geen vakantie Geen ziekmelding, geen inwerkperiode. Het werk stopt niet als iemand er niet is.
  • Leert jouw manier Het leest jouw sjablonen, jouw prijzen en jouw eerdere antwoorden, en gebruikt die.
Geen chatbot

Een chatbot antwoordt. A.C.E doet het werk.

Binnen vaste grenzen. Wat gevoelig is, keurt een collega eerst goed.

Een chatbot

  • Beantwoordt een vraag en stopt dan
  • Kent je systemen niet
  • Weet niet wanneer hij iets niet weet

A.C.E

  • Voert een taak uit, van begin tot eind
  • Werkt in je eigen systemen: mail, CRM, agenda
  • Draagt over aan een collega als het onzeker wordt
A.C.E mag
  • Samenvatten
  • Sorteren en labelen
  • Antwoordconcepten maken
  • Taken aanmaken
  • Gegevens op de juiste plek zetten
Een mens keurt goed
  • Gevoelige berichten
  • Offertes en prijzen
  • Belangrijke beslissingen
Zo starten we

We beginnen met één proces. Pas als het werkt, gaan we verder.

  1. 01

    Kies één proces

    We zoeken samen waar de meeste tijd of fouten zitten.

  2. 02

    Ontwerp de grenzen

    Wat A.C.E wel en niet mag, en wanneer een collega overneemt.

  3. 03

    Bouw een pilot

    Eén proces, gekoppeld aan je bestaande tools, een paar weken getest.

  4. 04

    Meet en breid uit

    Alleen wat veilig en nuttig werkt, krijgt een vervolg. Je team krijgt uitleg.

Ontdek welk proces je als eerste kunt automatiseren

Demo

Kies een taak. Zie wat A.C.E ermee doet.

Van binnenkomst tot jouw akkoord, met het logboek ernaast. Voorbeeld met een verzonnen bedrijf.

14aanvragen deze week
0blijven liggen
6 mintot eerste reactie
Workflow · Een aanvraag via de site, om 21:47
  1. BinnengekomenFormulier: warmtepomp, Nijmegen
  2. GecontroleerdAdres en telefoonnummer compleet
  3. GelabeldType: warmtepomp · urgentie: normaal
  4. In het CRMNieuwe lead aangemaakt
  5. Antwoord klaarConcept wacht op jouw akkoord
Logboek
TijdActieDoor
21:47Aanvraag ontvangen via formulierA.C.E
21:47Gegevens gecontroleerd, niets ontbreektA.C.E
21:48Lead aangemaakt in CRMA.C.E
21:48Antwoordconcept klaargezetA.C.E
08:12Concept goedgekeurd en verstuurdMark

Laat geen aanvraag meer stilvallen

Ook als sjabloon per branche: Vakbedrijven · Transport & logistiek · Zakelijke dienstverleners · Horeca, salons & praktijken

Waar het scheelt

Zes plekken in je bedrijf, en wat er dan gebeurt.

  1. 01

    Mailbox

    Er komen vijftig mails per dag binnen, en drie daarvan zijn een aanvraag.

    • leest elke mail en herkent wat het is
    • haalt de gegevens eruit die je nodig hebt
    • zet een antwoord klaar in jouw toon

    's Ochtends open je drie concepten in plaats van vijftig mails.

  2. 02

    Offertes

    Een aanvraag komt binnen met een tekening als bijlage.

    • leest maten, materiaal en aantal uit de bijlage
    • zoekt je prijzen op in je eigen calculatiebestand
    • vult jouw sjabloon, met jouw voorwaarden

    Een concept-offerte, klaar om na te kijken.

  3. 03

    CRM

    Een nieuwe klant meldt zich, en daarna moet iemand hem aanmaken.

    • maakt de klantkaart aan uit de aanvraag
    • hangt de mail, de bijlage en de offerte eronder
    • zet een opvolgtaak op de datum die jullie afspraken

    Je CRM klopt zonder dat iemand hem bijhoudt.

  4. 04

    Facturen

    Facturen komen binnen in twintig verschillende vormen.

    • leest bedrag, btw, datum en leverancier
    • legt de factuur naast de bestelling die erbij hoort
    • markeert het verschil als er een verschil is

    Alleen de afwijkingen komen nog bij jou terecht.

  5. 05

    Planning

    Een afspraak maken kost vier mailtjes heen en weer.

    • kijkt wanneer het kan in de agenda's
    • stelt drie momenten voor, in jouw woorden
    • zet de afspraak klaar zodra er antwoord is

    Vier mailtjes worden één bevestiging.

  6. 06

    Dossiers

    Het antwoord staat in een document van twee jaar geleden.

    • zoekt in je eigen documenten, niet op internet
    • haalt de passage eruit die het antwoord bevat
    • noemt erbij in welk bestand het stond

    Je hoeft niet meer te weten waar het staat.

In de praktijk

Elke tak werkt anders, dus elke oplossing ook.

Een vakbedrijf wint tijd op de offerte, een administratiekantoor op het overtypen, een salon op de nacht en een vervoerder op de ritaanvraag. Vier voorbeelden, geen echte opdrachten.

Vakbedrijf · van aanvraag tot offerte52 min
  • 09:12Aanvraag binnenmail met foto's van de meterkast
  • 09:13Gelezentype ketel, leeftijd en de klacht
  • 09:28Prijzen erbijuit jouw eigen calculatiebestand
  • 10:04Offerte verstuurdde klant heeft binnen het uur bericht

De monteur hoeft er pas naar te kijken als de offerte klaarstaat. Daarvoor duurde hetzelfde twee dagen.

Administratiekantoor · de urenbriefjes van een klant12 binnen
  • 1 journaalpostklaar voor je boekhouding
  • 2 ter controlemeer uren dan het contract toestaat
  • 0 keer overtypende briefjes blijven zoals ze zijn

Niet twaalf keer hetzelfde intikken, maar twee dingen nakijken die er echt uit springen.

Salon · de berichten van vannacht12 in de rij
  • za 10:00Knippen en föhneningepland
  • vr 16:00Kleuringingepland
  • do 09:30Behandelingvol: 2 andere tijden
  • za 11:30Knippen kindingepland
  • wo 18:00Vraag over prijzenbeantwoord

Om acht uur staan de afspraken in je agenda. Eén klant krijgt twee andere tijden voorgesteld, want donderdag is al vol.

Transport · een ritaanvraag met bijlagePDF
  • OphalenRotterdam, Waalhaven
  • AfleverenVenlo, di 14:00
  • Lading12 pallets · 8.400 kg
  • Let oplaadklep nodig

De laadklep staat alleen in de bijlage. Precies het soort ding waar een planner overheen leest als er vijftien aanvragen liggen.

A.C.E · Een aanvraag met een tekening als bijlageActief
  1. 09:12Offerteaanvraag binnenmet een tekening als bijlage
  2. 09:12Tekening gelezenmateriaal, maten en aantal eruit
  3. 09:13Prijzen opgezochtin je eigen calculatiebestand
  4. 09:13Offerte opgesteldin jouw sjabloon, met jouw voorwaarden
  5. 09:14Klant aangemaaktin je CRM, met de aanvraag eronder
  6. 09:14Klaar om te versturenjij kijkt ernaar en drukt op verzenden
A.C.E · Een bon van de monteur wordt een factuurActief
  1. 16:40Werkbon ingediendfoto vanaf de telefoon van de monteur
  2. 16:40Uren en materiaal gelezen3,5 uur, twee kranen, een koppeling
  3. 16:41Tarieven opgezochtjouw uurtarief en jouw inkoopprijzen
  4. 16:41Factuur opgesteldmet het juiste btw-tarief en projectnummer
  5. 16:42Klaar om te versturenjij kijkt ernaar en drukt op verzenden
A.C.E · Een kassabon uit het dashboardkastjeActief
  1. 07:55Foto van een bon binnenvia WhatsApp
  2. 07:55Bedrag en btw gelezen€ 84,30 en 21 procent
  3. 07:56Leverancier herkendde groothandel waar je vaker koopt
  4. 07:56In de administratie gezetop de juiste kostenpost
  5. 07:56Afwijking gemelddit bedrag wijkt af van je gemiddelde
A.C.E · Vier mailtjes heen en weer, nu éénActief
  1. 11:02Verzoek om langs te komenklant wil deze week
  2. 11:02Agenda's bekekendie van jou en die van je monteur
  3. 11:03Drie momenten voorgesteldin jouw woorden, per mail
  4. 13:20Klant kiest donderdagantwoord binnen
  5. 13:20Afspraak klaargezetjij bevestigt met één tik
Op maat

Hetzelfde systeem, jouw manier van werken.

A.C.E wordt per bedrijf ingericht. Niet omdat er elke keer iets nieuws gebouwd wordt, maar omdat er vier dingen van jou in moeten: hoe jij dingen noemt, wat er uit een aanvraag moet komen, hoe jij rekent en wanneer er iemand naar moet kijken. Dat is inwerken, geen bouwen.

  1. 01
    Het woordenboek

    Wat bij jou hoe heet. Je afkortingen, je jargon, de namen waarmee je klanten je aanschrijven.

    “RVS”1.4301“spoed”binnen 3 werkdagen“de Bossche”debiteur 10442
  2. 02
    De invoer

    Welke gegevens uit een aanvraag moeten komen, en waar ze staan. Bij de een in een bijlage, bij de ander in de mail zelf.

    uit de tekeningmaat · materiaal · tolerantieuit de mailaantal · leverdatumuit je bestandprijs · voorraad
  3. 03
    De rekenregels

    Hoe jij aan een bedrag komt. Je eigen tarieven, je opslagen en je marge, precies zoals je ze nu ook hanteert.

    werktijdminuten × tarief van díé machineuitbesteedinkoopbedrag + jouw opslagmargeper klantgroep, staffel op aantal
  4. 04
    De poorten

    Wanneer iets vanzelf doorloopt, en wanneer er eerst iemand naar moet kijken. Hier haalt het zijn betrouwbaarheid vandaan.

    gaat doorbekende klant, bekend werkter controleboven € 5.000 of een nieuwe klantgaat niet dooriets ontbreekt — terug naar de klant

Daarom ziet het er bij een installatiebedrijf anders uit dan bij een salarisadministratie. Het systeem is hetzelfde, de inrichting niet.

Privacy

Je weet altijd wat A.C.E doet en met welke gegevens.

A.C.E werkt met persoonsgegevens, dus de AVG geldt. Belangrijke beslissingen neemt A.C.E nooit alleen. Dit leggen we per klant vast:

  • Dat het AI is

    Klanten en collega's weten wanneer ze met A.C.E te maken hebben.

  • Welke gegevens

    Welke gegevens het verwerkt, en welke nooit.

  • Welke koppelingen

    Met welke systemen het verbonden is, en met welke rechten.

  • Wat het mag doen

    Een vaste lijst van acties; alles daarbuiten gaat naar een mens.

  • Waar het logboek staat

    Elke actie is terug te zien: wat, wanneer en waarom.

  • Hoe lang het bewaard wordt

    Een vaste bewaartermijn, afgesproken met jou.

Lead Engine

Gevonden worden → aanvraag → opvolging → afspraak → rapport. Automatisering is het deel dat ervoor zorgt dat er onderweg niets blijft liggen.

Bekijk de Lead Engine →
→Volgende stap

Stop met overtypen. Ontdek welk proces je als eerste kunt automatiseren.

Start de A.C.E Scan → Plan een gesprek

Liever direct? Bel 06 12 08 49 38, reactie binnen een uur.

Start de A.C.E Scan