Automation & Agents

Automatisering

Terugkerend werk met vaste stappen, automatisch uitgevoerd.

Automatisering · inkomende e-mailActief
Taak komt binnenNieuwe e-mail

met bijlage

ontvangen
A.C.ELeest en sorteert

wat is het, waar hoort het

  • ActieFactuur

    als concept in de administratie

    klaar
  • ActieAfspraak

    voorstel in de agenda

    wacht
  • ActieVraag

    concept-antwoord klaar

    jij keurt goed
Gebouwd door Thiery & Pierce

A.C.E

Automatisering en agents

Een systeem dat het voorwerk doet. Het leest wat er binnenkomt, zoekt op wat het nodig heeft in jouw eigen bestanden en systemen, en zet het antwoord of de offerte klaar. Jij kijkt ernaar en drukt op verzenden.

01

Offerteaanvraag

Leest de aanvraag en de bijlage, zoekt je prijzen op en zet de offerte klaar in jouw sjabloon.

02

Werkbon naar factuur

Neemt uren en materiaal van de bon over en maakt de factuur, met de juiste btw en het juiste project.

03

Bonnetjes

Leest bedrag, datum en leverancier van een foto van een bon en zet hem op de goede plek in de administratie.

04

Afspraak inplannen

Kijkt wanneer het kan, stelt drie momenten voor en zet de afspraak klaar zodra er antwoord is.

05

Inkomende mail

Sorteert wat binnenkomt, haalt eruit wat een aanvraag is en zet een concept-antwoord klaar.

06

Nabellen

Houdt bij welke offerte nog geen antwoord heeft en zet hem op je lijst voordat het te laat is.

Regel of agent

Niet alles heeft AI nodig. Soms is een vaste regel beter.

Een vaste regel is goedkoper, sneller en voorspelbaarder. Een agent zetten we alleen in waar iets begrepen moet worden.

Een vaste regel volstaat als

  • De regels veranderen niet
  • De stappen zijn elke keer hetzelfde
  • Er hoeft weinig tekst begrepen te worden
  • Een fout is makkelijk na te kijken

Een agent is nodig als

  • Wat binnenkomt is rommelig: mail, tekst, documenten
  • Er moet iets begrepen worden, niet alleen verplaatst
  • Er zijn meerdere mogelijke vervolgstappen
  • Een collega handelt de uitzonderingen af
Wat het oplevert

Tijd, overzicht, minder fouten en lagere kosten.

Tijd

De uren die nu naar overtypen, opzoeken en nabellen gaan, komen terug bij het werk waar je bedrijf van leeft.

Overzicht

Aanvragen, orders en afspraken op één plek, met een logboek van wat er gebeurd is. Niets blijft in iemands inbox liggen.

Minder fouten

Geen tikfouten bij het overtypen, geen vergeten opvolging, en elke stap elke keer op dezelfde manier.

Kosten

Meer werk verzetten zonder extra mensen aan te nemen, en minder geld kwijt aan fouten en aanvragen die blijven liggen.

Rekenhulp

Wat kost handwerk je per jaar?

Vul in hoeveel tijd er nu met de hand in gaat. Het deel dat geautomatiseerd kan worden is een aanname; zet hem gerust lager.

1.380 uur per jaar

€ 62.100 aan handwerk per jaar

Waarvan € 18.630 geautomatiseerd kan worden als de aanname klopt.

Dit is een rekenvoorbeeld, geen belofte. We rekenen met 46 werkweken per jaar. Hoeveel er bij jou echt geautomatiseerd kan worden, zien we pas als we een dagdeel meekijken.

Hoe we het opzetten

Stap voor stap, en jij houdt de controle.

  1. 01

    Meekijken

    We kijken mee met het werk dat terugkomt: wat komt binnen, waar gaat het heen en waar gaat het mis.

  2. 02

    Vastleggen

    Samen leggen we de regels vast en welke systemen meedoen. Jij beslist wat automatisch mag.

  3. 03

    Bouwen

    In een afgeschermde testomgeving, niet op je live systemen.

  4. 04

    Testen

    Het draait eerst naast je huidige werk mee. Pas als het klopt, gaat het echt aan.

  5. 05

    Overdragen

    Je krijgt het logboek, de uitleg en de schakelaar om het uit te zetten. Het is van jou.

Overdracht

Je team weet hoe het werkt, voordat het live gaat.

Bij de overdracht krijgt je team een korte uitleg, op papier en in een gesprek.

Wat het systeem doet

In gewone taal: welke taken het overneemt en welke niet.

Welke gegevens het gebruikt

Waar het bij mag, en waar niet.

Wanneer een collega meekijkt

Welke stappen altijd eerst goedgekeurd worden.

Hoe je een fout meldt

Eén vaste plek, en wie het dan oppakt.

Wat er niet in mag

Welke informatie je nooit in een AI-tool zet.

Wie het aanpast

Wie wijzigingen doet, en hoe je daarom vraagt.

Bedrijven die AI gebruiken moeten zorgen dat hun mensen er genoeg van weten. Dat staat in artikel 4 van de Europese AI-verordening. Deze uitleg hoort daarom bij elke oplevering.

Risico's

Waar het misgaat bij anderen, en wat wij eraan doen.

Een koppeling met je CRM, ERP of boekhouding raakt het hart van je bedrijf. Zo richten we dat in.

Of wij zelf bij je gegevens kunnen

Dat hoort niet nodig te zijn. Het systeem draait op jouw accounts en in jouw omgeving; wij hebben toegang zolang we eraan bouwen en daarna alleen als je erom vraagt. Wat we wél zien, staat in het logboek dat jij ook kunt lezen.

Je klantenlijst in een gratis AI-tool

Eén medewerker die een lijst met klantgegevens in een chatbot plakt, en je weet niet meer waar die gegevens staan. Wij werken alleen met diensten die vastleggen dat jouw gegevens niet in hun model belanden, en zetten de koppeling zo op dat alleen de gegevens meegaan die voor de taak nodig zijn. Waar het kan op een Europese server.

Een systeem dat overal bij mag

Wat overal bij kan, kan overal iets stukmaken. Elke agent krijgt alleen toegang tot de mailbox, map of lijst die hij voor zijn taak nodig heeft. De rest bestaat voor hem niet.

Een factuur die zonder controle de deur uit gaat

Automatisch werken is prima, tot er geld of een klantafspraak aan hangt. Wat het systeem zelf afhandelt en wat eerst langs een mens gaat, spreken we vooraf af, met een bedrag erbij.

Niemand die weet wat er gebeurd is

Als het misgaat wil je kunnen terugzoeken, niet hoeven geloven. Elke actie staat in een logboek: wat er gebeurde, wanneer en waarom, en wie het in gang zette.

Vastzitten aan degene die het bouwde

Een systeem op andermans accounts is een systeem dat je kwijt bent als de samenwerking stopt. Alles draait op jouw eigen accounts en je eigen domein. Stoppen we morgen, dan blijft het draaien en kan een ander verder.

Het valt stil precies wanneer je het nodig hebt

Koppelingen breken als een leverancier iets verandert, en meestal merk je dat te laat. Wij houden ze in de gaten en zetten ze terug, en jij kunt elke koppeling zelf uitzetten.

Lead Engine

Gevonden worden → aanvraag → opvolging → afspraak → rapport. Automatisering is het deel dat ervoor zorgt dat er onderweg niets blijft liggen.

Bekijk de Lead Engine →
Verder in Automation & Agents
AI-agents →Alles over Automation & Agents →
→Volgende stap

Benieuwd wat dit bij jou oplevert? Daar komen we in een half uur uit.

Start de A.C.E Scan → Plan een gesprek

Liever direct? Bel 06 12 08 49 38, reactie binnen een uur.

Start de A.C.E Scan